MATERI - Manajemen Operasi

Manajemen Operasi

•1. Definisi manajemen operasi

Manajemen operasi bertanggung jawab untuk menghasilkan barang atau jasa dalam organisasi. Manajer operasi mengambil keputusan yang berkenaan dengan suatu fungsi operasi dan system transormasi yang digunakan. Dengan demikian, manajemen operasi adalah kajian pengambilan keputusan dari suatu fungsi operasi. Dari definisi ini terdapat tiga hal yang dapat kita simpulkan:

•a. Fungsi

Manajer operasi bertanggung jawab mengelola fungsi organisasi yang menghasilkan barang dan jasa. Pada manufaktur fungsi operasi disebut dengan departemen manufaktur. Pada organisasi jasa disebut dengan departemen operasi. Istilah operasi mengacu pada fungsi menghasilkan barang dan jasa. Fungsi operasi diperlakukan sama dengan fungsi-fungsi lainnya seperti fungsi pemasaran dan keuangan.

•b. Sistem

Gambaran sisitem tidak hanya menjadi pijakan definisi jasa dan faktur sebagai sistem transformasi, tetapi sebagai dasar yang kuat untuk system rancangan dan analisis operasi. Dengan pandangan ini, manajer operasi sebagai konversi perusahaan. Misalnya, jasa penjualan pada fungsi pemasaran, dapat dipandang sebagai system yang produktif dengan masukan, transformasi dan keluaran. Konsep manajemen operasi memiliki kemampuan melebihi fungsional operasi.

•c. Keputusan

Seorang manajer wajar mengambil keputusan untuk memusatkan perhatian pada pengambilan keputusan sebagai tema pokok operasi. Keputusan-keputusan itu antara lain adalah proses, kapasitas, persediaan, tenaga kerja, dan mutu.

•2. Sejarah manajemen operasi

Manajemen operasi telah ada sejak manusia dapat memproduksi barang dan jasa. Ada tujuh bidang kontribusi untuk manajeman operasi:

•a. Pembagian tugas , tugas diberikan berdasar konsep yang sangat sederhana.

•b. Pembakuan bagian-bagian, pembakuan dilakukan sedemikian rupa sehingga dapat dipertukarkan.

•c. Revolusi industri, inti dari substitusi tenaga manusia dengan mesin.

•d. Kajian ilmiah tentang pekerjaan, berdasarkan pada metode ilmiah dapat digunakan untuk mengkaji kerja sebagai sistem fisik dan ilmiah.

•e. Hubungan manusiawi, pergeseran hubungan manusia menyoroti pentingnya motivasi dan unsur manusia pada rancangan

•f. Mode keputusan , digunakan untuk mengakaji sisten yang produktif dalam bentuk matematis.

•g. Komputer, komputer telah merubah bidang manajemen operasi. Penggunaan komputer yang efektif merupakan bagian yang sangat penting dari bidang manajemen operasi.

•3. Kebangkitan minat terhadap manajemen operasi

Akhir-akhir ini muncul kembali minat akan manajemen operasi, hal ini tidak hanya dikalangan bisnis, tapi juga dikalangan universitas. Kebangkitan minat manajemen operasi ini terwujud dalam berbagai bentuk, pertama perhatikan mutu, mutu yang paling baik merupakan kunci keunggulan bersaing. Operasi tidak hanya semua barang untuk semua orang tetapi juga harus mamiliki tujuan dan tugas yang diarahkan pada strategi bisnis yang menyeluruh.

•4. Operasi sebagai sistem yang produktif

Manajemen operasi sebagai sistem yang mengelola sistem trasformasi, yang mengubah masukan menjadi barang dan jasa melalui teknologi proses. Yaitu metode yang digunakan untuk melakukan transformasi tersebut. Perubahan teknologi menyebabkan perubahan cara suatu masukan digunakan terhadap lainnya, mungkin juga produk yang dihasilkan.

Masukan dari industri ke industri berbeda-beda. Operasi manufaktur memerlukan masukan berupa modal dan mesin-mesin, fasilitas dan peralatan. Sedangkan operasi industri jasa memerlukan masukan berbeda dengan manufaktur. Misalnya, operasi penerbangan memerlukan masukan berupa modal untuk membeli pesawat terbang dan fasilitas, tenaga kerja terlatih (pilot, pemelihara pesawat), dan tenaga kerja biasa dan energi.

Sistem informasi selalu berinteraksi dengan lingkungannya. Ada dua macam lingkungan yang harus diperhatikan. Yang pertama, fungsi bisnis lain atau tingkat manajemen yang lebih tinggi, mengubah kebijakan, sumber daya dan asumsi. Yang kedua, lingkungan diluar perusahaan mungkin mengalami perubahan sperti dari segi hukum, sospol dan ekonomi sehingga mengalami perubahan pada masukan, keluaran/sistem transformasi operasi.

•5. Keputusan dalam operasi suatu kerangka

Kerangka keputusan memperlihatkan hubungan yang erat antara tanggung jawab manajemen dalam organisai operasi. Ada lima kelompok tanggung jawab, tanggung jawab keputusan inilah yang ada dalam operasi:

•a. Proses, keputusan mengenai proses ini termasuk proses fisik atau fasilitas yang dipakai untuk memproduksi barang atau jasa.

•b. Kapasitas, mengasilkan jumlah produk, waktu, dan tempat yang tepat.

•c. Persediaan, menentukan apa, kapan dan berapa jumlah yang dipesan.

•d. Tenaga kerja, mengelola manusia merupakan area keputusan yang terpenting, karena tidak ada yang dapat dikerjakan tanpa manusia.

•e. Kualitas, tanggung jawab operasi yang memerlukan dukungan organisasi secara keseluruhan.

•6. Posisi manajemen dalam operasi

Manajer operasi, dalam manufaktur termasuk manajer pabrik dan wakil dirut pabrik. Untuk jasa termasuk menajer toko, kantor, wakil manajer operasi. Posisi ini menyangkut koordinasi dan pelaksanaan fungsi operasi, juga tanggung jawab khusus yaitu; perencanaan strategis penentuan kebijakan , penganggaran bekanja dan pengendalian operasi. Tugas atau fungsi manajer antara lain:

•a. Material manajer, mengelola dan mengintegrasi proses bahan mentah menjadi barang jadi.

•b. Inventori manajer, melakukan bahan pada saat yang tepat.

•c. Production control and scheduling manajer, manajer pengendalian produksi, bertanggungjawab terhadap pengembangan produksi dan pemakaian sumber daya sesuai dengan rencana yang sudah dibuat.

•d. Quality manajer, perencanaan dan pengendalian mutu produk.

•e. Facility manajer, mandesain, proses dan pengendalian fasilitas operasi.

•f. Manajer lini, bertanggungjawab atas kerja dan unit-unit produksi, prestasi kerja,pengembangan pribadi, organisasi kerja dan sistem balas jasa.

•g. Analisis perencanaan operasi, bertanggungjawab atas perencanaan secara manyeluruh, penganggaran, dan pengendalian operasi.

•7. Pengahasil barang vs jasa

Barang adalah entitas nyata, sedangkan jasa tidak berwujud. Beberapa pokok perbedaan antara barang dan jasa:

•a. Kapasitas dan persediaan

Jasa dipandang sebagai produk yang tidak tahan lama, tidak dapat disimpan sebagai persediaan untuk penggunaan dimasa datang. Sedangkan barang dapat disimpan sebagai persediaan.

•b. Mutu

Jasa tidak berwujud sehingga tidak dapat dinilai mutunya.

•c. Penyebaran

Jasa sering disebarkan secara geografis dan diproduksi saat pelanggan mengkonsumsinya. Sedangkan barang dapat memusatkan operasi karena produk mereka dapat dikirim ke tujuan.

•d. Pemasaran dan operasi

Jasa dikonsumsi dan dikonsumsi pada saat bersamaan. Pada barang pemasaran pemasaran dan operasi merupakan fungsi yang terpisah. Demikian juga dengan produksi dan penjualan barang. Sehingga integrasi bidang pemasaran dan operasi menjadi permasalahaan yang sulit bagi perusahaan pengasil barang.

•8. Keputusan operasi

Lima area keputusan pokok yaitu:

•a. Proses

•b. Kapasitas

•c. Persediaan

•d. Tenaga kerja

•e. Kualitas dan mutu

Menurut JM. Juran "fitness for use" didasarkan pada lima karakteristik berikut:

•a. Technological (kekuatan da kekerasan)

•b. Psychological (rasa, kecantikan, status)

•c. Time oriented (realibility dan maintability)

•d. Contractual (pengisian jaminan)

•e. Ethical (kesopan santunan karyawan penjual dan kejujuran)

Bila produk jasa/barang, dimensi kualitas diartikan sebagai:

•· Kualitas desain ( quality of desaign)

•· Kualitas kecocokan (quality of conformance)

•· Kemampuan (the abilities)

•· Pelayanan lapangan (field service)

Availability adalah kesinambungan pemberian jasa kepada pelanggan. Bila diukur secara kuantitatif:

Availability= up time

Up time+ downtime

Reability merupakan jangka waktu suatu produk digunakan.

Maintability merupakan restorasi suatu produk diperbaiki jika gagal

Hubungan ketiganya secara formal:

Availability= MTBF

MTBF+MTTR

Dimensi kualitas dispesifikasikan oleh proses perencanaan dan pengendalian kualitas yang memerlukan suatu integrasi yang terus menerus antara pelanggan operasi dan bagian lain organisasi.

Langkah-langkah perencanaan kualitas:

• a. Mendefinisikan atribut kualitas
• b. Memutuskan bagaimana mengukur atribut
• c. Menentukan standar kualitas
• d. Membuat program inspeksi
• e. Menemukan penyebab kualitas yang jelek
• f. Terus menerus melakukan perbaikan

Kebijkan kualitas (quality policy)

• Meningkatkan kualitas menjadi 99,99% yang diukur dengan prosedur uji petik
• Meyakinkan bahwa semua manajer menerima lima hari kursus mengenai kepastian kualitas
• Membentuk gugus kendali mutu (quality control circle)

•9. Strategi operasi

•a. Roger B.Scholder, mengemukakan bahwa strategi operasi adalah suatu fungsi yang menentukan arahan/dorongan secara keseluruhan untuk pengambilan keputusan.

•b. Model strategi operasi, merupakan strategi fungsional yang diarahkan oleh strategi bisnis dan merupakan hasil dari pola keputusan yang konsisten.

Strategi perusahaan (corporate strategy); dibisnis apa perusahaan berusaha.

Strategi bisnis ( bussines strategy); bagaimana bisnis khusus dapat bersaing.

•1) Analisa eksternal dan internal, eksternal mencakup kompetisi, pelanggan, ekonomi, teknologi dan kondisi sosial. Contoh pengaruh eksternal yaitu, meningkatnya persaingan luar negeri, perubahan harga minyak, inflasi, kurs valuta asing yang fluktuatif dan permintaan kerja.

•2) Misi operasi, merupakan unsur utama dari strategi operasi, didefinisikan sebagai tujuan operasi yang berhubungan dengan strategi bisnis dan perusahaan.

•3) Distinctive competence, artinya operasi relatif harus lebih unggul dari pesaing, harus sesuai dengan misi operasi. Atau dengan kata lain dengan biaya terendah, kualitas tertinggi, pengiriman terbaik dan fleksibilitas yang besar.

•4) Tujutan operasi, tujuan operasi dinyatakan dengan kuantitatif yang khusus dengan syarat dapat diukur. Biaya, dipandang sebagai perubahan tahunan, tetapi dapat dibandingkan dengan biaya kompetisi. Kualitas, sesuai dengan pandangan pelanggan.